Help: groepsruimten, uitnodigen, archiveren, creditcard en meer

Wat voor type groepsruimten zijn er?

Een LearningStone-workspace kan worden gezien als een gebouw en de groepsruimten die je aanmaakt als de kamers. Deze groepsruimten kunnen worden gebruikt voor training, communities, een-op-een coaching, groeps-coaching en zelfstandige e-learning.

Workspace en groepsruimte zijn woorden die achter de schermen worden gebruikt. De deelnemer ziet alleen de titel zoals:  "Train&Co Academy" (de workspace) en "Zakelijk schrijven niveau - december" (de groepsruimte ). Binnen een groep heb je dan nog de cursustijdlijn dat het materiaal bevat. De deelnemer ziet bv. "Schrijven voor success - v2".

Elke groepsruimte heeft leden en functies, maar het type groepsruimte bepaalt of de leden elkaar zien of niet, en welke functionaliteiten kunnen worden ingeschakeld.

1. De beheerders groepsruimte bevat de workspace-administrator en de workspace-beheerders die beiden groepsruimten kunnen aanmaken en beheren zonder er lid van te zijn.

2. Samen-groepsruimten zijn geschikt voor groepstrainingen, learning communities, workshops en elk ander gebruik waarbij leden elkaar kunnen zien en ze de samenwerkingsfuncties zoals dialogen, een prikbord, commentaar op documenten en berichten kunnen gebruiken. Collaborative Groupspaces bieden ook een-op-een communicatie met een coach zoals de Personals-map in de Docs of de Persoonlijke Dialogen.

3. Solo-groepsruimten zijn verzamelingen van individuele leden of "Solo-leden". Hoewel ze samen in een groepsruimte zitten, zijn ze er om zelfstandig te leren of voeren ze persoonlijke dialogen of delen ze persoonlijke documenten met een coach of trainer. Kortom: Solo-groepsruimten zijn geweldig voor zelfstandige e-learning en een-op-een e-coaching. De Solo-leden kunnen niet samenwerken met andere leden.

Welke scenario’s worden ondersteunt met de Samen- of Solo-groepsruimten?

Hoe kan ik upgraden, downgraden of mijn creditcardnummer of andere details aanpassen?

Als je een workspace-administrator bent, kan je up- of downgraden of je workspace gegevens aanpassen. Ga naar Instellingen > Workspace instellingen > Wijzig account details en licentie. Als je een creditcardnummer wilt aanpassen, ga je naar de laatste stap van de bestelling en klik je op “Creditcard wijzigen”.

Leden uitnodigen en indelen

Er zijn verschillende soorten rollen. Deze uitleg is ook te vinden op de pagina "Leden organiseren".

Gebruik de PowerAdmin om leden en groepsruimten te beheren (voor gevorderden)

Samen-Leden (alleen in Samenwerkende- of “Samen-groepsruimten”) zijn meestal deelnemers aan een training of leden van een learning community). Zij kunnen geen mensen toevoegen of de cursustijdlijn aanpassen.

Solo-leden (alleen in Solo-groepsruimte) zijn leden die de andere leden (behalve coach of beheerder) niet zien. Solo-groepsruimten worden gebruikt voor éen-op-éen coaching of zelfstandige e-learning.

Coaches (of trainers) kunnen mensen uitnodigen, leden indelen en cursustijdlijnen kopiëren en aanpassen.

Beheerders kunnen hetzelfde als een coach en krijgen ook berichten over nieuwe leden. Er is geen aparte trainersrol.

Mentors zijn vergelijkbaar met gewone leden en kunnen gebruikt worden voor gastleden die individuele leden moeten observeren of met hen moeten communiceren. De coach kan het voortgangsrapport met de mentors delen. Mentors kunnen geen leden uitnodigen en kunnen geen cursustijdlijnen bewerken, en ook al kunnen ze gegevens invoeren in een cursustijdlijn, hun resultaten zullen nooit gedeeld worden met gewone leden.

Toegang beëindigd (Gearchiveerde leden) zullen de groepsruimte niet meer in kunnen maar je zult hun gegevens niet kwijtraken.

Verwijderde leden zullen uit de groepsruimte verwijderd worden, maar het account kan nog wel in een andere groepsruimte gebruikt worden.

Notificaties: Na iedere wijziging stuurt het systeem een bericht naar het lid. Kies er eventueel voor om geen bericht te sturen.

Herinneringen per e-mail versturen: Je kunt herinneringen per e-mail sturen naar leden die zijn getagd met "Uitgenodigd". Zij worden eraan herinnerd dat zij zich nog moeten aanmelden. Het systeem stuurt ook automatische herinneringen.

Wachtruimte voor nieuwe leden: Wanneer een lid een “Word lid van deze groepsruimte” link heeft gevolgd of uitgenodigd is via een “Uitnodigingslink”, krijg de beheerder een notificatie. Je kunt het nieuwe lid (die in de wachtruimte verschijnt) toelaten door deze naar het juiste vak te verplaatsen. Weiger het nieuwe lid door deze naar verwijderde leden vak te verplaatsen.

Wie beheert de workspace?

Workspace-beheerders: De leden van de beheerdersgroep in een workspace worden workspace-beheerders genoemd en kunnen groepsruimten aanmaken en kopiëren, iedere groepsruimte van de workspace bekijken en beheren zonder daar lid van te zijn. Zij kunnen bovendien voor de hele workspace bestanden delen, agenda items aanmaken en discussies starten.

Workspace-administrators: de beheerdersgroep heeft een eigen hoofdbeheerder die de workspace-administrator wordt genoemd.

De workspace-administrator kan:

·        alles doen wat een workspace-beheerder kan doen;

·        andere workspace -beheerders toevoegen of verwijderen;

·        andere workspace-administrators toevoegen of verwijderen;

·        de workspace upgraden (onder Workspace Instellingen > Account).

Hoe word ik een beheerder?

Diegene die een groepsruimte opstart wordt automatisch beheerder. Indien een groepsruimte al bestaat, kan je een bestaande groepsbeheerder vragen om jou ook een beheerder te maken.

Diegene die workspace aanmaakt, wordt automatisch de workspace-administrator en kan nieuwe workspace-beheerders of nog een administrator toevoegen aan de beheerdersgroep.
Er dient altijd minstens één groepsbeheerder te zijn en minstens één administrator in de workspace. Er hoeft geen workspace-beheerder te zijn.

Hoe geef je iemand beheerdersrechten?

Als iemand al lid is van de groepsruimte (iedere rol), dan kan een bestaande groepsbeheerder diegene naar het beheerdersvak verplaatsen. Diegene blijft gewoon lid maar is dan ook een groepsbeheerder.

Als je wil dat diegene een groepsbeheerder of administrator wordt, kan je dat onder “Leden indelen” in de beheerdersgroep doen.

Gebruik de PowerAdmin om leden en groepsruimten te beheren (voor gevorderden)

Hoe kan ik achterhalen wie de beheerders zijn?

Beheerders van een groepsruimte: ga naar de groepsruimte en klik op “Leden indelen”. De groepsbeheerders staan aan de rechterkant of kijk bij “Mensen”.

Workspace-beheerders en administrators: als je daarbij mag, kan je kijken onder “Leden indelen” in de beheerdersgroepsruimte.

Hoe maak ik een nieuwe groepsruimte of kopieer ik een bestaande?

Als je een workspace-beheerder bent, kan je een nieuwe groepsruimte aanmaken of een bestaande groepsruimte kopiëren.

Nieuwe groepsruimte aanmaken

1.            Kies "Catalogus" en scrol naar beneden en kies "Maak een groepsruimte aan in ..." en vul de velden in.

2.            Open "Instellingen" in de nieuwe groepsruimte en vervolgens "Titel, banner en zichtbaarheid van de groepsruimte" om de titel te bewerken en vervolgens "Lay-out en functies" om de groepsruimte te configureren.

3.            In de nieuwe groepsruimte, kies Bibliotheek > Maak of kopieer een nieuwe cursustijdlijn. Zorg ervoor dat je de cursustijdlijn publiceert en selecteer  de standaard in de lijst. Kies "Meer" of de 3 stippen icoontjes om de cursustijdlijn te bewerken.

Kopieer bestaande groepsruimte

Kies "Catalogus" en kies dan "Kopiëren" uit het menu naast een bestaande groepsruimte.

Het volgende zal worden gekopieerd:

●       De lay-out- en functie-instellingen

●       Alle gepubliceerde cursustijdlijnen

●       Formulieren die gekoppeld zijn aan een cursustijdlijn

●       Mappen in Docs die gekoppeld zijn aan een cursustijdlijn

●       Coaches en beheerder

Andere leden en alle dialogen, reacties en voortgangsgegevens zullen niet gekopieerd worden. Coaches en managers zullen een bericht ontvangen dat ze coach of manager zijn geworden van de nieuwe groepsruimte.

Wat moet ik doen om deelnemers uit te nodigen?

Eerst moet je een groepsruimte aanmaken. Dit kan je doen met de knoppen in de lijst met groepsruimten in de Catalogus.

Als je dat hebt gedaan, moet je de groepsruimte op gang krijgen door mensen uit te nodigen of toe te voegen. Neem de volgende stappen:

1. Laat de leden weten wat je gaat doen. Als het mogelijk is, zeg het gewoon tegen ze en vraag ze snel te reageren. Je kunt natuurlijk ook alvast een rechtstreeks mail sturen.
2. Kies een van de onderstaande methoden om mensen aan de groepsruimte toe te voegen / uit te nodigen.
3. Contoleer of iedereen heeft gereageerd. Als dat niet zo is, moet je ze een herinnering sturen of ze er persoonlijk aan herinneren. Er zullen altijd een paar langzame nieuwkomers in de groepsruimte zitten die wat aandacht vergen.

De volgende e-mail zou je van tevoren kunnen sturen bij een Samen-groep.

Beste ….

Je bent ingeschreven voor……
Wij gaan LearningStone inzetten om te communiceren in de groepsruimte. LearningStone is een online platform dat is toegesneden op veilig communiceren en leren.
Ik zal je straks vanuit LearningStone een uitnodiging sturen. Je wordt dan gevraagd om te registreren (of in te loggen als je LearningStone al gebruikt).
Gelieve de uitnodiging zo snel mogelijk te accepteren – het is zo gedaan! Daarna kunnen we berichten achterlaten of versturen, foto’s opslaan, bestanden opslaan, de agenda delen etc.

Tot op LearningStone!

Hoe voeg ik leden toe aan de groep?

Een groepsbeheerder kan leden direct toevoegen of ze uitnodigen per e-mail of afgedrukte uitnodiging.

Klik op “Uitnodigen” Kies de optie “Eén lid uitnodigen op naam” of “Meerdere leden uitnodigen op naam” als je naam en e-mailadres kent omdat je met deze methode meteen de hele groepsruimte kan mailen, ook als ze nog niet de uitnodiging hebben geaccepteerd.

Iedere keer dat de gebruiker een mail ontvangt, zal onderaan een herinnering worden geplaatst om de uitnodiging te accepteren

Hoe kan ik leden verwijderen of toegang automatisch beëindigen?

Het is altijd mogelijk om een hele groepsruimte (de training, het coachingstraject etc) te archiveren. Het LearningStone archief is gratis, dus je hoeft je nooit zorgen te maken over het archiveren van een groepsruimte. Leden kunnen de groepsruimte in het archief nog wel betreden, maar niets bewerken.
Het is echter ook mogelijk om de toegang van specifieke leden of alle leden na een bepaalde tijd te beëindigen zonder de hele groepsruimte te archiveren. Dit kun je handmatig doen in "Leden indelen" door het lid te verwijderen (alles gaat verloren) of de toegang te beëindigen (het lid kan niet meer binnenkomen maar gegevens blijven bewaard) waardoor je het lid archiveert in een lopende groepsruimte.

Het is ook mogelijk om het systeem de einddatum van de toegang te laten berekenen op basis van het aantal dagen dat je in de instellingen van de groepsruimte hebt ingesteld. Bijv. Beëindig de toegang 30 dagen nadat het lid is toegevoegd.

Als deze automatische oplossing niet geschikt is of je wilt uitzonderingen maken, kun je de einddatum ook handmatig instellen. Klik op een profielfoto in "Leden indelen" en dan op "Bewerken". Het lid wordt dan verplaatst naar "Toegang beëindigd" op de dag die jij bepaalt.

In alle gevallen zal de einddatum (als die er is) zichtbaar zijn voor het lid in "Mijn Catalogus" en krijgen ze een e-mail notificatie dat hun toegang is beëindigd.

N.B: als je een einddatum instelt op een datum in het verleden, wordt het lid na een tijd verplaatst naar "Toegang beëindigd" in "Leden organiseren". Als je het lid terugplaatst, moet je ook de einddatum verwijderen of veranderen, om te voorkomen dat de toegang opnieuw wordt beëindigd. Het systeem controleert einddata en verplaatst leden om de paar uur.

Welke methode moet ik gebruiken om een groepsruimte te vullen?

Als je (als beheerder) alle namen en e-mailadressen hebt, ga je naar “Uitnodigen” en kies je “Meerdere leden uitnodigen op naam”.

Door dit te doen, kan je meteen beginnen met de leden te mailen en kunnen de nieuwe leden hun profiel invullen zodra ze daar tijd voor hebben.

In mail die je vervolgens stuurt, zullen de leden die nog niet zijn geregistreerd, gevraagd worden om dat alsnog te doen.

Als je alleen de e-mailadressen hebt, kan je de leden via “Uitnodigen” een uitnodigingslink sturen. In dit geval kunnen leden die nog niet de uitnodiging hebben geaccepteerd nog geen mail krijgen. Deze leden worden - nadat de groepsbeheerder een mail heeft gekregen - via de “Wachtkamer voor nieuwe leden” lijst de groepsruimte binnengelaten.

Als je ook geen e-mailadressen hebt, kan je ook een uitnodigingslink afdrukken en uitdelen. Als de link wordt gebruikt, krijg je wederom

Hoe (her-)noem ik een groepsruimte?

Als je een groepsruimte start, verzin je een naam. Probeer een naam te verzinnen die past bij de rest van de groepsruimten. Voeg ook een label toe zoals “Nieuw!” of “alleen voor testen” of iets anders zodat je in een lijst kan begrijpen welke groepsruimte het is.

Wanneer je de naam wilt wijzigen, ga je naar Instellingen > Algemeen.

Hoe sluit ik een groep? (Archiveren of verwijderen)

Onder “Instellingen”, vind je een onderdeel “Archiveren of verwijderen” of kies het menu naast de titel van de groepsruimte in de catalogus

Archiveren (voorkeur!)

Als je een groepsruimte archiveert wordt deze toegevoegd aan een lijstje “Archief” dat beschikbaar is voor alle gebruikers. Deze verschijnt aan het einde van de groepslijst.

Een gearchiveerde groepsruimte wordt bevroren: niets wordt weggegooid maar alle functies worden gesloten (“alleen lezen”) behalve “Berichten” zodat het mogelijk blijft om oude groepsgenoten te vinden en te bereiken.

Verwijderen

Alleen workspace-beheerders mogen groepsruimten definitief verwijderen. Ga hiervoor eerst naar het archief, en kies het menu naast de groepsruimte en kies “Verwijderen”.

Hoe verplaats ik leden van een groepsruimte naar een andere

Als je een nieuwe groepsruimte start, is het eenvoudig om leden van oudere groepsruimten daarnaartoe te kopiëren of verplaatsen.

Ga naar de pagina “Leden indelen” van de oude groepsruimte en klik op “Leden verplaatsen”.

Kies nu de leden die gekopieerd of verplaatst moeten worden, kies een bestemming en klik op “Verplaatsen” of “Kopiëren”. Klaar!

Wanneer worden er notificaties verstuurd?

Een notificatie is een bericht dat wordt verstuurd wanneer er iets gewijzigd of toegevoegd wordt, zodat je niet steeds dat online moet controleren. Een lid kan de frequentie van de notificaties (per groep) in zijn of haar voorkeuren aanpassen.

Er worden notificaties gestuurd als:

●       iemand iets post op het prikbord, discussie of nieuws.

●       een reactie op het prikbord of bij een discussie wordt geplaatst.

●       een formulier wordt ingevuld (zet dit aan bij de formulier-instellingen).

●       een week gaat bijna gaat beginnen (op zaterdag). Er wordt dan een agenda-overzicht van de week gestuurd.

●       er iets in de agenda staat voor de volgende dag.

Er worden GEEN automatische notificaties gestuurd als:

●       een groepsruimte wordt toegevoegd, verwijderd of gearchiveerd.

●       een cursustijdslijn of block wordt toegevoegd of gepubliceerd.

●       een afspraak in agenda wordt toegevoegd (deze notificatie kan een lid aanzetten).

●       bestanden aan de Docs of Albums worden toegevoegd (deze notificatie kan een lid aanzetten).

●       bestanden aan de Workspace Docs of Albums worden toegevoegd.

●       Iemand intekent in op een inschrijflijst in de Agenda.

Ik wil geen groepsbeheerder meer zijn.

Vraag de andere beheerder om jou via het Leden indelen scherm, op “Verwijder beheerders rol” te klikken. Je blijft dan een lid, tenzij je alleen beheerder was.