Help: Groupspaces, functions & permissions
Wat voor type groepsruimten zijn er?Een LearningStone-workspace kan worden gezien als een gebouw en de groepsruimten die je aanmaakt als de kamers. Deze groepsruimten kunnen worden gebruikt voor training, communities, een-op-een coaching, groeps-coaching en zelfstandige e-learning. OPMERKING: Workspace en groepsruimte zijn woorden die achter de schermen worden gebruikt. De deelnemer ziet alleen de titel zoals: "Train&Co Academy" (de workspace) en "Zakelijk schrijven niveau - december" (de groepsruimte ). Binnen een groep heb je dan nog de cursustijdlijn dat het materiaal bevat. De deelnemer ziet bv. "Schrijven voor success - v2". Elke groepsruimte heeft leden en functies, maar het type groepsruimte bepaalt of de leden elkaar zien of niet, en welke functionaliteiten kunnen worden ingeschakeld. 1. De beheerders groepsruimte bevat de workspace-administrator en de workspace-beheerders die beiden groepsruimten kunnen aanmaken en beheren zonder er lid van te zijn. 2. Samen-groepsruimten zijn geschikt voor groepstrainingen, learning communities, workshops en elk ander gebruik waarbij leden elkaar kunnen zien en ze de samenwerkingsfuncties zoals dialogen, een prikbord, commentaar op documenten en berichten kunnen gebruiken. Collaborative Groupspaces bieden ook een-op-een communicatie met een coach zoals de Personals-map in de Docs of de Persoonlijke Dialogen. 3. Solo-groepsruimten zijn verzamelingen van individuele leden of "Solo-leden". Hoewel ze samen in een groepsruimte zitten, zijn ze er om zelfstandig te leren of voeren ze persoonlijke dialogen of delen ze persoonlijke documenten met een coach of trainer. Kortom: Solo-groepsruimten zijn geweldig voor zelfstandige e-learning en een-op-een e-coaching. De Solo-leden kunnen niet samenwerken met andere leden. Welke scenario’s worden ondersteunt met de Samen- of Solo-groepsruimten? |
Hoe kan ik upgraden, downgraden of mijn creditcardnummer of andere details aanpassen?Als je een workspace-administrator bent, kan je up- of downgraden of je workspace gegevens aanpassen. Ga naar Instellingen > Workspace instellingen > Wijzig account details en licentie. Als je een creditcardnummer wil aanpassen, ga je naar de laatste stap van de bestelling en klik je op “Creditcard wijzigen. |
Leden uitnodigen en indelenEr zijn verschillende soorten rollen. Deze uitleg is ook te vinden op de pagina "Leden organiseren". Samen-Leden (alleen in Samenwerkende- of “Samen-groepsruimten”) zijn meestal deelnemers aan een training of leden van een learning community). Zij kunnen geen mensen toevoegen of de cursustijdlijn aanpassen. Solo-leden (alleen in Solo-groepsruimte) zijn leden die de andere leden (behalve coach of beheerder) niet zien. Solo-groepsruimten worden gebruikt voor éen-op-éen coaching of zelfstandige e-learning. Coaches (of trainers) kunnen mensen uitnodigen, leden indelen en cursustijdlijnen kopiëren en aanpassen. Beheerders kunnen hetzelfde als een coach en krijgen ook berichten over nieuwe leden. Er is geen aparte trainersrol. Mentors zijn vergelijkbaar met gewone leden en kunnen gebruikt worden voor gastleden die individuele leden moeten observeren of met hen moeten communiceren. De coach kan het voortgangsrapport met de mentors delen. Mentors kunnen geen leden uitnodigen en kunnen geen cursustijdlijnen bewerken, en ook al kunnen ze gegevens invoeren in een cursustijdlijn, hun resultaten zullen nooit gedeeld worden met gewone leden. Toegang beëindigd (Gearchiveerde leden) zullen de groepsruimte niet meer in kunnen maar je zult hun gegevens niet kwijtraken. Verwijderde leden zullen uit de groepsruimte verwijderd worden, maar het account kan nog wel in een andere groepsruimte gebruikt worden. Notificaties: Na iedere wijziging stuurt het systeem een bericht naar het lid. Kies er eventueel voor om geen bericht te sturen. Herinneringen per e-mail versturen: Je kunt herinneringen per e-mail sturen naar leden die zijn getagd met "Uitgenodigd". Zij worden eraan herinnerd dat zij zich nog moeten aanmelden. Het systeem stuurt ook automatische herinneringen. Wachtruimte voor nieuwe leden: Wanneer een lid een “Word lid van deze groepsruimte” link heeft gevolgd of uitgenodigd is via een “Uitnodigingslink”, krijg de beheerder een notificatie. Je kunt het nieuwe lid (die in de wachtruimte verschijnt) toelaten door deze naar het juiste vak te verplaatsen. Weiger het nieuwe lid door deze naar verwijderde leden vak te verplaatsen.
|
Wie beheert de workspace?Workspace-beheerders: De leden van de beheerdersgroep in een workspace worden workspace-beheerders genoemd en kunnen groepsruimten aanmaken en kopiëren, iedere groepsruimte van de workspace bekijken en beheren zonder daar lid van te zijn. Zij kunnen bovendien voor de hele workspace bestanden delen, agenda items aanmaken en discussies starten. Workspace-administrators: de beheerdersgroep heeft een eigen hoofdbeheerder die de workspace-administrator wordt genoemd. De workspace-administrator kan:
|
Hoe word ik een beheerder?Diegene die een groepsruimte opstart wordt automatisch beheerder. Indien een groepsruimte al bestaat, kan je een bestaande groepsbeheerder vragen om jou ook een beheerder te maken. Diegene die workspace aanmaakt, wordt automatisch de workspace-administrator en kan nieuwe workspace-beheerders of nog een administrator toevoegen aan de beheerdersgroep. |
Hoe geef je iemand beheerdersrechten?Als iemand al lid is van de groepsruimte (iedere rol), dan kan een bestaande groepsbeheerder diegene naar het beheerdersvak verplaatsen. Diegene blijft gewoon lid maar is dan ook een groepsbeheerder. Als je wil dat diegene een groepsbeheerder of administrator wordt, kan je dat onder “Leden indelen” in de beheerdersgroep doen. |
Hoe kan ik achterhalen wie de beheerders zijn?Beheerders van een groepsruimte: ga naar de groepsruimte en klik op “Leden indelen”. De groepsbeheerders staan aan de rechterkant of kijk bij “Mensen”. Workspace-beheerders en administrators: als je daarbij mag, kan je kijken onder “Leden indelen” in de beheerdersgroepsruimte. Anders kan je op de workspace-tab klikken (naast de groepsruimten) en het daar opzoeken. |
Hoe maak ik een nieuwe groepsruimte of kopieer ik een bestaande?Als je een workspace-beheerder bent, kan je een nieuwe groepsruimte aanmaken of een bestaande groepsruimte kopiëren. Nieuwe groepsruimte aanmaken1. Kies "Catalogus" en scrol naar beneden en kies "Maak een groepsruimte aan in ..." en vul de velden in. 2. Open "Instellingen" in de nieuwe groepsruimte en vervolgens "Titel, banner en zichtbaarheid van de groepsruimte" om de titel te bewerken en vervolgens "Lay-out en functies" om de groepsruimte te configureren. 3. In de nieuwe groepsruimte, kies Bibliotheek > Maak of kopieer een nieuwe cursustijdlijn. Zorg ervoor dat je de cursustijdlijn publiceert en selecteer de standaard in de lijst. Kies "Meer" of de 3 stippen icoontjes om de cursustijdlijn te bewerken. Kopieer bestaande groepsruimteKies "Catalogus" en kies dan "Kopiëren" uit het menu naast een bestaande groepsruimte. Het volgende zal worden gekopieerd: ● De lay-out- en functie-instellingen ● Alle gepubliceerde cursustijdlijnen ● Formulieren die gekoppeld zijn aan een cursustijdlijn ● Mappen in Docs die gekoppeld zijn aan een cursustijdlijn ● Coaches en beheerder Andere leden en alle dialogen, reacties en voortgangsgegevens zullen niet gekopieerd worden. Coaches en managers zullen een bericht ontvangen dat ze coach of manager zijn geworden van de nieuwe groepsruimte. |
|
Wat moet ik doen om deelnemers uit te nodigen? Eerst moet je een groepsruimte aanmaken. Dit kan je doen met de knoppen in de lijst met groepsruimten in de Catalogus. Als je dat hebt gedaan, moet je de groepsruimte op gang krijgen door mensen uit te nodigen of toe te voegen. Neem de volgende stappen.
De volgende e-mail zou je van tevoren kunnen sturen bij een Samen-groep. Beste …. Je bent ingeschreven voor…… Tot op LearningStone! |
Hoe voeg ik leden toe aan de groep?Een groepsbeheerder kan leden direct toevoegen of ze uitnodigen per e-mail of afgedrukte uitnodiging. Klik op “Uitnodigen” Kies de optie “Eén lid uitnodigen op naam” of “Meerdere leden uitnodigen op naam” als je naam en e-mailadres kent omdat je met deze methode meteen de hele groepsruimte kan mailen, ook als ze nog niet de uitnodiging hebben geaccepteerd. Iedere keer dat de gebruiker een mail ontvangt, zal onderaan een herinnering worden geplaatst om de uitnodiging te accepteren |
Hoe kan ik leden verwijderen of toegang automatisch beëindigen?Het is altijd mogelijk om een hele groepsruimte (de training, het coachingstraject etc) te archiveren. Het LearningStone archief is gratis, dus je hoeft je nooit zorgen te maken over het archiveren van een groupspace. Leden kunnen de groepsruimte in het archief nog wel betreden, maar niets bewerken. Het is ook mogelijk om het systeem de einddatum van de toegang te laten berekenen op basis van het aantal dagen dat je in de instellingen van de groepsruimte hebt ingesteld. Bijv. Beëindig de toegang 30 dagen nadat het lid is toegevoegd. Als deze automatische oplossing niet geschikt is of je wilt uitzonderingen maken, kun je de einddatum ook handmatig instellen. Klik op een profielfoto in "Leden indelen" en dan op "Bewerken". Het lid wordt dan verplaatst naar "Toegang beëindigd" op de dag die jij bepaald. In alle gevallen zal de einddatum (als die er is) zichtbaar zijn voor het lid in "Mijn Catalogus" en krijgen ze een e-mail notificatie dat hun toegang is beëindigd. OPMERKING: als je een einddatum instelt op een datum in het verleden, wordt het lid verplaatst naar "Toegang beëindigd" in "Leden organiseren". Als je het lid terugplaatst, moet je ook de einddatum verwijderen of veranderen, om te voorkomen dat de toegang opnieuw wordt beëindigd. Het systeem controleert einddata en verplaatst leden om de paar uur.
|
Welke methode moet ik gebruiken om een groepsruimte te vullen?Als je (als beheerder) alle namen en e-mailadressen hebt, ga je naar “Uitnodigen” en kies je “Meerdere leden uitnodigen op naam”. Door dit te doen, kan je meteen beginnen met de leden te mailen en kunnen de nieuwe leden hun profiel invullen zodra ze daar tijd voor hebben. In mail die je vervolgens stuurt, zullen de leden die nog niet zijn geregistreerd, gevraagd worden om dat alsnog te doen. Als je alleen de e-mailadressen hebt, kan je de leden via “Uitnodigen” een uitnodigingslink sturen. In dit geval kunnen leden die nog niet de uitnodiging hebben geaccepteerd nog geen mail krijgen. Deze leden worden - nadat de groepsbeheerder een mail heeft gekregen - via de “Wachtkamer voor nieuwe leden” lijst de groepsruimte binnengelaten. Als je ook geen e-mailadressen hebt, kan je ook een uitnodigingslink afdrukken en uitdelen. Als de link wordt gebruikt, krijg je wederom |
Hoe (her-)noem ik een groepsruimte?Als je een groepsruimte start, verzin je een naam. Probeer een naam te verzinnen die past bij de rest van de groepsruimten. Voeg ook een label toe zoals “2018-2019” of “alleen voor testen” of iets anders zodat je in een lijst kan begrijpen welke groepsruimte het is. Wanneer je de naam wilt wijzigen, ga je naar Instellingen > Algemeen. |
Hoe sluit ik een groep? (Archiveren of verwijderen)Onder “Instellingen”, vind je een onderdeel “Archiveren of verwijderen” of kies het menu naast de titel van de groepsruimte in de catalogus Archiveren (voorkeur!) Als je een groepsruimte archiveert wordt deze toegevoegd aan een lijstje “Archief” dat beschikbaar is voor alle gebruikers. Deze verschijnt aan het einde van de groepslijst. Een gearchiveerde groepsruimte wordt bevroren: niets wordt weggegooid maar alle functies worden gesloten (“alleen lezen”) behalve “Berichten” zodat het mogelijk blijft om oude groepsgenoten te vinden en te bereiken. Verwijderen Alleen workspace-beheerders mogen groepsruimten definitief verwijderen. |
Hoe verplaats ik leden van een groepsruimte naar een andereAls je een nieuwe groepsruimte start, is het eenvoudig om leden van oudere groepsruimten daarnaartoe te kopiëren of verplaatsen. Ga naar de pagina “Leden indelen” van de oude groepsruimte en klik op “Leden verplaatsen”. Kies nu de leden die gekopieerd of verplaatst moeten worden, kies een bestemming en klik op “Verplaatsen” of “Kopiëren”. Klaar! |
Wanneer worden er notificaties verstuurd?Een notificatie is een bericht dat wordt verstuurd wanneer er iets gewijzigd of toegevoegd wordt, zodat je niet steeds dat online moet controleren. Een lid kan de frequentie van de notificaties (per groep) in zijn of haar voorkeuren aanpassen. Er worden notificaties gestuurd als: ● iemand iets post op het prikbord, discussie of nieuws. ● een reactie op het prikbord of bij een discussie wordt geplaatst. ● een formulier wordt ingevuld (zet dit aan bij de formulier-instellingen). ● een week gaat bijna gaat beginnen (op zaterdag). Er wordt dan een agenda-overzicht van de week gestuurd. ● er iets in de agenda staat voor de volgende dag. Er worden GEEN automatische notificaties gestuurd als: ● een groepsruimte wordt toegevoegd, verwijderd of gearchiveerd. ● een cursustijdslijn of block wordt toegevoegd of gepubliceerd. ● een afspraak in agenda wordt toegevoegd (deze notificatie kan een lid aanzetten). ● bestanden aan de Docs of Albums worden toegevoegd (deze notificatie kan een lid aanzetten). ● bestanden aan de Workspace Docs of Albums worden toegevoegd. ● Iemand intekent in op een inschrijflijst in de Agenda. |
Ik wil geen groepsbeheerder meer zijn.Vraag de andere beheerder om jou via het Leden indelen scherm, op “Verwijder beheerders rol” te klikken. Je blijft dan een lid, tenzij je alleen beheerder was. |
What type of groupspaces are there?A LearningStone Workspace can be seen as a building and the groupspaces as the rooms. These rooms can be used for training, communities, one-on-one coaching or group coaching and individual eLearning. Each groupspace has members and functions but the type of groupspace determines if the members see each other or not and which functionalities can be turned on. 1. The managers groupspace contain the workspace administrator and the workspace managers who both can create and managers groupspaces without being a member of one. 2. Collaborative groupspaces are great for group training, learning communities, workshops, and any other use where members should see each other and use the collaborative features like dialogues, a wall, commenting on documents and messaging. Collaborative groupspaces also offer one-on-one communication with a coach like the Personals Folder in the Docs or the Personal Dialogues. 3. Solo groupspaces are collections of individual members called “Solo members”. Though they are in a groupspace together, they are there to learn on their own or have personal dialogues or share personal documents with a coach or trainer. In short: solo-groupspaces are great for self-paced eLearning and one-on-one e-coaching. The Solo-members cannot collaborate with- or see other members. Which scenarios are supported by Collaborative or Solo Groupspaces? |
How do I upgrade, downgrade or change my credit card number or other details?If you are a workspace administrator, you can up or downgrade anytime. Simply go to Settings > Workspace Settings > Edit Account and plan. If you need to change a credit card number, simply go through the order and in the last step (review subscription), you can click on “Change Credit Card”. |
What roles are there?There are several type of roles. This explanation can also be found on the "Organise Members" page. Collaborative members (in collaborative groupspaces only) are usually trainees or members of a learning community. They cannot invite new people or edit the course timeline. Solo Members (in Solo Groups only) are members who do not see other members except the coach or manager. Solo-groups are used for one-to-one coaching or self paced elearning. Coaches (or trainers) can invite new people, copy and edit the course timelines and group settings. There is no separate trainers role. Managers can do the same as coaches and also receive messages about new members. Mentors are similar to normal members and can be used as guest members that need to observe or communicate with individual members. The coach can share the progress report with mentors. Mentors cannot invite members and cannot edit course timelines and even though they can enter data in a course timeline, their results will never be shared with normal members. Access ended (archived members) will not be able to enter the groupspace anymore but you will not lose their data. Removed members will be removed from the groupspace but the account may still be used in another groupspace. Notifications: After each move, the system will send a notification to the member. You can turn this off by setting it to silent mode. Sending email reminders: You can send email reminders to members who are tagged with "Invited". They are reminded that you added them to the group and asked them to sign up and become an active member. The system also sends automatic reminders. Waiting room for new members: If a member has followed a "Request access" link or followed a link after being invited by “Invitation link”, the groupspace manager will receive an email notification. You can accept the new member (who will appear in the waiting room), by moving him or her to the appropriate area. Decline the member by moving him or her to the Removed members area.
|
Who manages the workspace?Workspace managers: The members of the managers groupspace that are managers are called workspace managers, they can create and copy groupspaces, look at- and manage any groupspace in the workspace without having to be a member. They can also share files, add calendar events and start discussions for the whole workspace. Workspace administrators: the managers groupspace has its own manager called the workspace administrator. The workspace administrator can: - do anything a workspace manager can do; - add or remove workspace managers in the managers groupspace; - add another workspace administrator; upgrade the workspace (see Workspace Settings > Edit account details) |
How do I become a manager?The person who starts a groupspace is automatically a “groupspace manager”. If the groupspace already exists, then you can ask the existing manager to give you the role of manager too. The person who creates a workspace automatically becomes the workspace “administrator” and can add “groupspace managers” or another administrator. There must always be at least one groupspace manager in a groupspace and at least one administrator in a workspace. There doesn’t have to be a workspace manager. |
How do I turn someone into a groupspace manager?Once someone is a member (any role), a groupspace manager can move that person into the manager-area. The person will stay a member but will then also be a groupspace manager. If you want someone to become a workspace manager or administrator, you can do this on the “Organize members” page in the managers groupspace. |
How do I find out who the managers are?Manager: go to the groupspace and click on “Organize members”. The managers are shown on the right. Or go to the “People” tab. Workspace managers and administrators: if you are allowed to, you can look under “Organize members” in the managers groupspace. Otherwise, you can click on the workspace tab (next to the groupspaces) and look it up there. |
How do I create a new groupspace or copy an existing one?If you are a workspace manager, you can create a new groupspace or copy an existing one. Create new groupspace1. Choose “Catalog” and scroll down to the bottom and choose “Create a groupspace in ...” and follow the steps. 2. Open “Settings” in the new groupspace and then “ Title, banner and visibility of groupspace” to edit the title and then “Layout and functions” to configure the groupspace. 3. In the new groupspace, choose Library > Copy or create a new course timeline. Make sure you publish the course timeline and set the default in the list. Choose “More” or the 3 dots icons to edit the course timeline. Copy existing groupspaceChoose “Catalog” and then choose “Copy” from the menu next to an existing groupspace. The following will be copied: ● The layout and function settings ● All published course timelines ● Forms that are connected to a course timeline ● Folders in Docs that are connected to a course timeline ● Coaches and managers Other members and all dialogs, comments and progress data will not be copied. Coaches and managers will receive a notification that they have become a coach or manager of the new groupspace. |
What’s steps do I take to invite participants?First, you need to create a groupspace. You do this with the buttons at the bottom of the groupspace list in the catalog. Once you’ve got that done, you need to get the groupspace going by inviting people. Take the following steps
This might be the email that you send for a collaborative groupspace. Dear… You have signup for…. We are going to use LearningStone for communication. LearningStone is an online tool that is especially suitable for safe and easy communication and learning. You will receive an invitation from LearningStone asking you to sign up (or login if you’re already use LearningStone). Please accept the invitation as soon as possible – it only takes a minute - and after that we can post messages, send mail via LearningStone, store documents, upload pictures, share the calendar etc. See you on LearningStone! |
How do I add members to a groupspace?A groupspace manager can add members directly and automatically email an invitation or invite them by sending an email containing a link. Click on “Invite” in the menu on the left side of the screen for more information. Choose “Invite one named member” or “Invite many named members” if you know his or her name and email address as you will be able to send messages to the groupspace immediately after adding them, even if they have not accepted the invitation yet. Every time you send a message, the footer of the mail will include a reminder to accept the invitation. |
How do I remove members or end access automatically?It’s always possible to archive a whole groupspace (the training, coaching track etc). The LearningStone archive is free, so you never need to worry about archiving a groupspace. Members can still enter the groupspace in the archive but not edit or post anything. If this default doesn’t work for you, you can also set the end date manually for a member. Just click on the profile picture in “Organize members” and then “Edit”. The member will then be moved to “Access ended (archived members)” at the specified date. In all cases the end date (if there is one) will be visible for the member in “My Catalog” and they will get a notification that their access has ended. NOTE: if you set an end date to a date in the past, the member will be moved to “Access ended” in “Organize members”. If you move the member back, you will need to remove the end date or change it, to avoid the access to be ended again. The system checks dates and moves members every few hours. |
Which method should I use to add people to a groupspace?If you (the manager) have names, e-mail addresses and you know who is who, then it’s best to go straight to Invite and choose “Invite many named members”. By doing this, you can start mailing the members straight away and members can sign up when they get around to it. If you only have email addresses, you can send out a special signup link. In this case, the members cannot receive mail from the groupspace until they have accepted the invitation in and until the groupspace manager get an email and has accepted them by moving them to the correct role (member, etc.) in the “Organize members” screen. If you don’t have the email addresses either, you can click on the Invite link and then print an invitation containing an invite code and simply hand it out. In this case you will get an email when the user is ready to be accepted. |
How do I name and rename a groupspace?When you start a new groupspace, you decide on a name. Try and use a name that fits in with the rest of the groupspaces. Add a label like “2018-2019”, or “for testing only” or something that will make it easier to understand which groupspace it is. When you need to change the name, go to Settings > General. |
How do I remove a groupspace? (Archiving or deleting)Under groupspace settings, you will find a section called “Archiving or delete” or choose then menu next to the groupspace title in the catalog . Archiving (preferred!) If you archive a groupspace, you will add it to a list “Archive” – available for all users. You’ll see it appear under the list of groupspaces. An archived groupspace is a frozen groupspace: nothing is thrown away but all functions are switched to read only except for “Messages” making it possible to find and send message to old groupspace members. Deleting Only Workspace-managers can permanently delete a groupspace. |
How do I move members from one groupspace to another?If you set up a new groupspace, it’s easy to copy or move members of an old groupspace into it. Go to the “Organize members” page of the old groupspace and click on “Move members”. Now select the members you want to move, choose the destination and click on “Move” or “Copy”. Done! |
When are notifications sent out?A notification is an email that is sent out when something changes, is added or occurs in the groups, so that you don’t have to keep checking online. Any member can change the frequency of notifications (per groupspace) in his or her preferences. Notifications are sent out when: ● something is posted to the wall, a discussion, news ● a comment is posted to the wall or discussion. ● a member is invited, removed or the role is changed ● a form is filled in (turn this on in the form settings) ● the week is about to start (Saturday). An overview of calendar items is sent out. ● an event will start the next day. There are NO automatic notifications if: ● a groupspace is added, deleted or archived. ● a course timeline or a block is added or published. ● a calendar item is added (this can be turned on by members). ● files are added to Docs or Albums (this can be turned on by members). ● files are added to Workspace Docs. ● someone signs up for a signup list in the calendar. |
I don’t want to be the groupspace manager anymore.Ask another manager to go to “Organize members” and click on “Delete manager role”. You will still be a member unless you were the only manager. |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Read more on managing a groupspace
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|